CTOC
A Câmara dos Técnicos Oficiais de Contas (CTOC) é hoje a maior organização profissional portuguesa de inscrição obrigatória, congregando mais de 72.000 membros.
A CTOC tem como objectivo defender a dignidade e prestígio da profissão de técnicos oficiais de contas, promover o respeito pelos princípios éticos e deontológicos e defender os interesses, direitos e prerrogativas dos seus membros.
Compete-lhe ainda promover e contribuir para o aperfeiçoamento e formação profissional dos seus membros e definir normas e esquemas de actuação profissional.
“O TELEform cumpriu completamente a sua função, cobrindo as nossas necessidades de leitura e gestão de formulários”.
João Luís Rita, Técnico Informático de Suporte da CTOC
A procura de um sistema de produção e tratamento de formulários surgiu devido à aprovação em Conselho de Ministros dos estatutos da CTOC, cujo Artº 10º resulta na necessidade de produzir e tratar anualmente mais de 200.000 formulários e o Artº 3º, que torna necessária a emissão de uma cédula profissional, chegando no limite ao tratamento de cerca de 70.000 formulários.
Foi também necessário proceder à recolha de informação relativa às habilitações dos TOCs, bem como realizar inquéritos relacionados com as formações efectuadas pela CTOC.
O sistema escolhido para enfrentar este desafio foi o TELEform Enterprise, da Cardiff, solução de recolha automática de dados em formulários representada em Portugal pela eMethodus.
Num primeiro momento, a CTOC adquiriu um TELEform Enterprise com dois módulos de verificação e um scanner para apoio de digitalização. A equipa inicial contava com três pessoas para todo o processo – digitalização, leitura e verificação.
A necessidade de digitalizar a cores a fotografia enviada pelos membros juntamente com o formulário para emissão da cédula profissional, levou a CTOC a adquirir um scanner a cores da Fujitsu e posteriormente foram adquiridos mais dois módulos de verificação adicionais.
O módulo de leitura (TELEform Reader) reconhece cada formulário através de uma marca óptica que representa o seu código de identificação e inicia a sua interpretação. Após a correcta interpretação dos dados, é realizada a exportação para uma base de dados ORACLE. Os dados exportados são posteriormente processados por uma aplicação informática da CTOC.
O módulo de verificação (TELEform Verifier) possibilita a correcção da informação processada através da consulta de uma fila de espera.
O sistema hoje é composto por 5 verificadores a trabalhar full-time neste projecto.
Com o TELEform foi possível em dois meses digitalizar e tratar 130.000 formulários. Pouco tempo depois, o projecto já estava em dia e com cerca de 200.000 formulários tratados.
A formação ministrada pela eMethodus e o respectivo acompanhamento na evolução do processo, foi o suficiente para que a CTOC pudesse rapidamente colocar a solução a trabalhar.
