Global 360
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No contexto actual dos sistemas de informação das organizações, face ao crescente volume da documentação e informação em vários formatos e tipos, torna-se fundamental a implementação de uma plataforma de BPM (Business Process Management) e BRMS (Business Rule Management System). A necessidade de aproximar o negócio aos processos de trabalho, torna crítica a possibilidade de representação visual dos processos e das regras de negócio, bem como a monitorização da sua execução.
A solução da Global 360 responde às necessidades de uma visão unificada e coerente desde o negócio às equipas técnicas e de operação, suportando todo o processo de implementação de uma estratégia de melhoria contínua.
O Desafio: Prestação de um serviço de melhor qualidade e menor esforço
Numa sociedade em permanente evolução, apresentam-se cada vez mais às organizações, desafios e metas que é necessário atingir. Três desses maiores desafios identificados são sem dúvida:
A solução da Global 360 responde às necessidades de uma visão unificada e coerente desde o negócio às equipas técnicas e de operação, suportando todo o processo de implementação de uma estratégia de melhoria contínua.
O Desafio: Prestação de um serviço de melhor qualidade e menor esforço
Numa sociedade em permanente evolução, apresentam-se cada vez mais às organizações, desafios e metas que é necessário atingir. Três desses maiores desafios identificados são sem dúvida:
- Prestar um melhor serviço aos seus clientes e parceiros;
- Adoptar os novos veículos de comunicação, desmaterializando as burocracias internas;
- Reduzir o tempo de decisão.
Estes desafios requerem investimentos significativos em termos de tecnologias de informação, nomeadamente para a Gestão de Documentos e Gestão de Processos de Trabalho, que possibilitem a prestação de um serviço com maior qualidade e menor esforço. No entanto, a sua eficácia é frequentemente submetida aos seguintes problemas:
- O circuito realizado pelo papel, que passa de pessoa para pessoa, demorando demasiado tempo a chegar ao destino de decisão;
- Os processos permanecem lentos devido às necessidades de recolha de aprovação e/ou assinaturas por diversas pessoas;
- Nem sempre é simples conhecer o estado de um processo num determinado momento.
A Solução: Global 360
Com mais de 20 anos de experiência em Gestão de Processos, a Global 360 disponibiliza uma suite de Gestão de Processos e Documentos com provas dadas no mercado. A solução comporta os produtos Process 360, Insight360 e File 360, combinando capacidades analíticas líderes de mercado com uma poderosa plataforma de Business Process Management, disponibilizando uma solução efectivamente completa.
Com mais de 20 anos de experiência em Gestão de Processos, a Global 360 disponibiliza uma suite de Gestão de Processos e Documentos com provas dadas no mercado. A solução comporta os produtos Process 360, Insight360 e File 360, combinando capacidades analíticas líderes de mercado com uma poderosa plataforma de Business Process Management, disponibilizando uma solução efectivamente completa.
- A suite de Business Process Management da Global 360 permite que os gestores de negócio e responsáveis pelos processos controlem e façam a gestão dos processos operacionais da sua organização em tempo real.
- O Insight360 Process Designer e o Process360 Process Builder permitem a representação visual dos processos de trabalho.
- O Process360 permite a gestão de conteúdos estruturados e não estruturados, os quais podem ser gerados ou consumidos como parte dos processos de negócio, através das suas capacidades de gestão de informação e conteúdos.
- O File360 suporta integralmente a metodologia de arquivo e guarda de documentos, com vista à sua adequada e atempada recuperação, quer estes estejam em papel, quer na sua vertente electrónica. Permite a triagem e distribuição dos documentos, bem como o controlo e acompanhamento dos mesmos possibilitando a classificação dos conteúdos através de vários mecanismos de classificação.
É muito importante frisar que esta solução suporta funcionalidades que são essenciais para a implementação de uma filosofia proactiva e disponibilização do nível de flexibilidade desejado, permitindo uma fácil e rápida adaptação às necessidades do negócio.
A solução Global360 apresenta vários benefícios para as organizações:
1. Melhoria na eficiência dos processos
- Ligando as actividades do processo e garantindo a sua execução desde o início até ao fim.
- Enviando alertas e reminders aquando da alocação das tarefas aos utilizadores.
- Permitindo que as tarefas sejam escaladas para supervisores que as podem realocar.
- Permitindo que os supervisores possam tomar acções correctivas de forma proactiva e gerir situações de atrasos e excepções.
- Automatizando tarefas e eliminando a necessidades de intervenções manuais.
- Minimizando atrasos e tempos de espera, melhorando a eficiência dos processos.
- Disponibilizando a gestão de processos de negócio centrados em pessoas e documentos, com a sua funcionalidade integrada de gestão de conteúdos.
2. Optimização na utilização de recursos e aumento da produtividada
- Organizando, agendando e distribuindo tarefas baseadas em indicadores provenientes dos processos, tais como as capacidades dos recursos, a sua disponibilidade, a sua carga de trabalho, a prioridade das tarefas a realizar, etc..
- Possibilitando a entrega das tarefas aos utilizadores, em vez de as irem buscar ou procurar. • optimizando a identificação e utilização dos recursos. 3. Garante da definição de processos padrão.
- Garantindo que cada instância do processo é executada exactamente de acordo com o que foi definido.
- Não permitindo desvios entre duas instâncias do mesmo processo.
4. Melhoria no controlo de processos
- Permitindo que os superviores do processo acompanhem e monitorizem os estado das várias instâncias do processo.
- Possibilitando a execução de acções correctivas sempre que necessário.
- Mantendo um audit log para todas as alterações que ocorram no estado de uma actividade. Permitindo que os analistas de negócio e os gestores dos processos possam identificar os engarrafamentos dos processos e as actividades com tempos de espera elevados.
- Possibilitando monitorizar o desempenho dos processos que estão a ser executados.
- Comparando as medidas de desempenho dos processos com os Níveis de Serviço e Indicadores definidos.
- Através da disponibilização de queries e análises aos dados dos processos para eliminar problemas dos processos.
- Disponibilizando uma abordagem que atravessa todo o ciclo de vida de um processo de negócio, permitindo a melhoria do desempenho obtido.
